savoir budgétiser son projet
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Comment estimer le budget de votre futur projet ?

Ça y est, vous avez une idée qui permettra à votre entreprise de grandir et de s’améliorer : un nouveau produit, un nouveau site web, des nouveaux locaux, un nouvel outil informatique… Mais avez-vous pensé à votre budget ?

LA question clé avant de vous lancer est de vérifier que ce projet est réalisable, financièrement-parlant. Avez-vous le budget nécessaire pour démarrer, et surtout, pour arriver au bout de votre projet afin d'obtenir le résultat escompté ?

Posez-vous les bonnes questions

Afin de pouvoir estimer votre budget, le plus précisément possible, répondez à ces 4 questions :

  1. Quels sont les objectifs concrets que vous souhaitez atteindre ? Sont-ils chiffrés ? Y a-t-il une augmentation du chiffre d’affaires ? Une réduction des coûts ? Une amélioration de la satisfaction clients ?... Comparer les bénéfices du projet à au coût auquel il revient, vous permettra de prendre une décision éclairée avant de lancer le projet ;
  2. Quel livrable tangible, le projet va-t-il produire ? : un produit, un service, un site web, une application, un parcours de formation etc. À quoi doit ressembler ce livrable pour pouvoir attendre les objectifs du projet ? La création d'un cahier des charges précis est une base de discussion et de négociation avec vos prestataires sur le projet.
  3. Qu’est-ce qu’il faudra faire pour créer ce livrable et réaliser le projet ? Quelles sont les étapes précises du parcours ? Qui va faire le travail et avec quels outils ?
  4. Y a-t-il des contraintes budgétaire à prendre en compte ?

Si vous avez les réponses à toutes ces questions, vous pouvez avancer sereinement. Si tel n'est pas le cas, prenez le temps de faire vos recherches. Cela vous permettra par la suite, d'estimer votre budget.

3 clés pour estimer son budget

Voici 3 méthodes pour estimer votre budget. Ce sont les plus utilisées par les chefs de projet encore aujourd'hui :

• Faire une estimation basée sur les coûts moyens à prévoir, par activité. Par exemple, vous souhaitez ouvrir une nouvelle boutique. Vous demanderez alors à votre prestataire, le coût moyen des travaux de rénovation par mètre carré ;

• demander à un expert, une fourchette budgétaire. Il est possible que dans votre entourage, vous ayez une personne capable d'estimer les coûts par activités de votre projet : un collègue, un ami entrepreneur, un prestataire potentiel... Demandez-lui de vous donner une fourchette de budget à 3 niveaux (optimiste, pessimiste et la plus probable. Partez du principe que les projets n’ont pas la même taille, ni la même complexité. C’est une bonne méthode pour les projets simples, qui produisent un seul livrable et ont peu d’intervenants extérieurs;

• Faire une estimation « bottom up ». Une méthode longue mais, plus précise. Elle convient aux projets complexes, avec plusieurs étapes et intervenants. Pour la réussir, prenez le planning de votre projet. Déterminez ensuite, et pour chaque étapes, les ressources essentielles (compétences, mains d’œuvre, outils, matériaux...). Puis, les ressources internes. Celles que vous avez déjà, personnellement ou au sein de votre entreprise, peuvent-elles être mobilisées pour ce projet ? Dans le cas ces ressources sont inexistantes, listez les ressources externes et leurs coûts. Additionnez l'ensemble et vous aurez vos estimations budgétaires.

Quelle que soit la méthode d’estimation budgétaire utilisée, n’oubliez pas les éventuels risques. Notamment, les dépassements de budget. En général, comptez une provision de 10 à 20% des coûts estimés.

Tatiana Fregonas, experte en gestion de projet
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